Cara Hitung Kebutuhan Stok Kopi untuk Cafe, Hindari Waste

Berapa kilogram kopi yang sebenarnya dibutuhkan sebuah cafe setiap minggu? Pertanyaan ini terdengar sederhana, tetapi jawabannya bisa berbeda pada setiap bisnis. Cafe yang menjual 50 cup per hari tentu memiliki kebutuhan berbeda dengan coffee shop yang melayani ratusan pesanan setiap harinya.

Selain jumlah penjualan, terdapat beberapa faktor lain yang harus diperhitungkan, seperti dosis kopi per minuman, jumlah hari operasional, tingkat waste, tren penjualan, hingga waktu yang dibutuhkan supplier untuk mengirimkan pesanan.

Itulah mengapa cara hitung kebutuhan stok kopi untuk cafe sebaiknya tidak hanya berdasarkan perkiraan. Data penjualan dan konsumsi aktual akan memberikan dasar yang jauh lebih akurat untuk menentukan berapa banyak kopi yang perlu tersedia.

Bagi cafe yang menggunakan roasted beans berkualitas, pengelolaan stok juga berhubungan dengan kualitas produk. Menyimpan kopi dalam jumlah terlalu banyak tanpa memperhatikan kecepatan konsumsi dapat membuat inventory tidak efisien.

Mengapa Cara Hitung Kebutuhan Stok Kopi untuk Cafe Harus Akurat?

Memahami cara hitung kebutuhan stok kopi untuk cafe penting karena kopi biasanya menjadi salah satu bahan baku utama dalam operasional coffee shop.

Kesalahan kecil dalam memperkirakan kebutuhan dapat memberikan dampak yang cukup besar. Jika stok terlalu sedikit, cafe berisiko kehabisan kopi ketika permintaan meningkat. Kondisi tersebut tentu dapat mengganggu penjualan dan pengalaman pelanggan.

Sebaliknya, membeli kopi terlalu banyak juga bukan strategi yang ideal. Inventory yang berlebihan dapat meningkatkan modal yang tertahan dan membuat rotasi produk menjadi lebih lambat.

Misalnya sebuah cafe terbiasa membeli 10 kilogram kopi setiap minggu tanpa melihat data penjualan. Setelah dilakukan evaluasi, ternyata konsumsi aktual hanya sekitar 7–8 kilogram.

Selisih tersebut menunjukkan adanya potensi overstock.

Dengan menerapkan cara hitung kebutuhan stok kopi untuk cafe berdasarkan data, jumlah pembelian dapat disesuaikan dengan kondisi operasional sebenarnya.

Mulai dari Jumlah Kopi yang Terjual Setiap Hari

Langkah pertama dalam cara hitung kebutuhan stok kopi untuk cafe adalah mengetahui jumlah minuman berbasis kopi yang terjual setiap hari.

Sebagai contoh, sebuah cafe menjual rata-rata 120 minuman berbasis espresso setiap hari.

Jika setiap minuman menggunakan dosis 18 gram kopi, maka kebutuhan dasar hariannya adalah:

120 cup × 18 gram = 2.160 gram

Artinya, cafe membutuhkan sekitar 2,16 kilogram kopi per hari.

Jika cafe beroperasi selama 30 hari:

2,16 kg × 30 hari = 64,8 kg per bulan

Jadi, kebutuhan teoritis cafe adalah sekitar 64,8 kilogram kopi per bulan.

Namun, angka tersebut belum bisa langsung digunakan sebagai jumlah pembelian. Dalam operasional sebenarnya terdapat kopi yang digunakan untuk proses kalibrasi, espresso yang gagal, kesalahan dosis, dan kebutuhan cadangan.

Karena itu, cara hitung kebutuhan stok kopi untuk cafe harus dilanjutkan dengan menghitung waste dan safety stock.

Perhatikan Dosis Kopi Setiap Menu

Jumlah cup yang terjual bukan satu-satunya faktor dalam cara hitung kebutuhan stok kopi untuk cafe.

Cafe biasanya memiliki berbagai jenis minuman dengan resep berbeda. Walaupun sama-sama menggunakan espresso, dosis kopi yang digunakan bisa saja berbeda.

Sebagai contoh:

• Espresso: 18 gram
• Americano: 18 gram
• Latte: 18 gram
• Cappuccino: 18 gram
• Signature coffee: 20 gram

Jika menu signature mengalami peningkatan penjualan, kebutuhan kopi secara keseluruhan juga akan meningkat.

Karena itu, cafe sebaiknya mencatat penjualan berdasarkan menu, bukan hanya jumlah transaksi.

Standardisasi resep juga sangat penting. Misalnya standar resep ditetapkan 18 gram, tetapi beberapa barista menggunakan 20 gram. Selisih 2 gram mungkin terlihat kecil untuk satu cup.

Namun jika cafe menjual 200 cup per hari, selisih tersebut dapat mencapai:

2 gram × 200 cup = 400 gram per hari

Dalam sebulan, perbedaan tersebut bisa mencapai sekitar 12 kilogram.

Ini menunjukkan bahwa cara hitung kebutuhan stok kopi untuk cafe juga harus disertai kontrol terhadap konsistensi penggunaan bahan baku.

Masukkan Coffee Waste ke Dalam Perhitungan

Tidak semua kopi yang digunakan cafe berakhir menjadi minuman pelanggan. Sebagian dapat terbuang selama proses operasional.

Coffee waste dapat berasal dari:

• Dial-in grinder
• Kalibrasi espresso
• Kesalahan dosing
• Espresso shot yang gagal
• Pergantian jenis beans
• Kopi yang tumpah
• Minuman yang dibuat ulang
• Training barista

Misalnya kebutuhan berdasarkan penjualan adalah 2,16 kilogram per hari dan cafe memiliki rata-rata waste sebesar 5%.

Maka:

2,16 kg × 5% = 0,108 kg

Sehingga kebutuhan aktual:

2,16 kg + 0,108 kg = 2,268 kg

Dibulatkan, cafe membutuhkan sekitar 2,27 kilogram kopi per hari.

Dalam cara hitung kebutuhan stok kopi untuk cafe, angka waste sebaiknya berasal dari data aktual. Jangan sekadar menambahkan stok cadangan dalam jumlah besar untuk mengantisipasi kopi yang terbuang.

Jika waste terlalu tinggi, lebih baik mencari penyebabnya.

Hitung Safety Stock untuk Menghadapi Lonjakan Penjualan

Setelah mengetahui kebutuhan normal, tahap berikutnya dalam cara hitung kebutuhan stok kopi untuk cafe adalah menentukan safety stock.

Safety stock merupakan persediaan tambahan yang digunakan untuk menghadapi kondisi tidak terduga.

Misalnya terjadi peningkatan pelanggan pada akhir pekan, hari libur, musim wisata, promosi, atau terdapat keterlambatan pengiriman dari supplier.

Jika kebutuhan aktual cafe mencapai 2,27 kilogram per hari dan pemilik ingin memiliki cadangan untuk tiga hari:

2,27 kg × 3 hari = 6,81 kg

Maka cafe dapat menyiapkan sekitar 6,8 kilogram sebagai safety stock.

Tetapi jumlah tersebut tidak harus diterapkan pada semua bisnis.

Cafe yang berada di kawasan wisata Bali mungkin mengalami perubahan volume pelanggan yang lebih besar dibandingkan cafe yang berada di area perkantoran dengan pelanggan tetap.

Karena itu, cara hitung kebutuhan stok kopi untuk cafe sebaiknya mempertimbangkan data penjualan historis.

Tentukan Kapan Harus Melakukan Restock

Setelah mengetahui konsumsi harian, cafe dapat menentukan reorder point.

Misalnya supplier membutuhkan waktu tiga hari untuk mengirimkan kopi. Kebutuhan cafe adalah 2,27 kilogram per hari.

Kebutuhan selama periode tunggu supplier:

2,27 kg × 3 hari = 6,81 kg

Jika safety stock juga ditetapkan sebesar 6,81 kilogram, maka reorder point menjadi:

6,81 kg + 6,81 kg = 13,62 kg

Artinya, ketika persediaan mulai mendekati 13,6 kilogram, cafe sudah sebaiknya membuat pesanan baru.

Metode ini membuat cara hitung kebutuhan stok kopi untuk cafe menjadi lebih praktis karena pembelian tidak dilakukan ketika stok sudah hampir habis.

Hindari Menyimpan Kopi Terlalu Banyak

Stok yang banyak belum tentu menunjukkan inventory yang sehat.

Roasted coffee terus mengalami perubahan setelah proses roasting. Penyimpanan, paparan udara, suhu, kemasan, dan waktu dapat memengaruhi karakter kopi.

Karena itu, cafe perlu menyesuaikan jumlah stok dengan kecepatan konsumsi.

Tujuan utama dari cara hitung kebutuhan stok kopi untuk cafe bukanlah menyimpan sebanyak mungkin kopi.

Tujuannya adalah memastikan jumlah kopi cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan tanpa menciptakan inventory berlebihan.

Cafe dengan konsumsi yang stabil bahkan dapat mempertimbangkan pembelian dalam jumlah yang lebih terukur dan dilakukan secara berkala agar rotasi produk tetap baik.

Pilih Roastery yang Mendukung Kebutuhan Cafe

Supplier memiliki peran penting dalam sistem inventory.

Ketika kualitas roasted beans dan jadwal pengiriman konsisten, cafe akan lebih mudah membuat forecasting. Sebaliknya, perubahan kualitas atau ketidakpastian pasokan dapat membuat perhitungan inventory menjadi lebih sulit.

Untuk cafe yang membutuhkan pasokan roasted coffee secara konsisten, Royal Hindia dapat menjadi salah satu pilihan untuk mendukung kebutuhan operasional bisnis.

Bekerja sama dengan roastery yang memahami kebutuhan cafe juga dapat membantu bisnis menentukan produk dan volume pembelian yang sesuai dengan pola konsumsi.

Untuk kebutuhan pasokan roasted beans, Anda dapat melihat roastery Bali untuk kebutuhan stok kopi cafe Anda.

Pantau Waste Setiap Minggu

Perhitungan inventory sebaiknya tidak berhenti ketika pesanan kopi sudah datang.

Untuk membuat cara hitung kebutuhan stok kopi untuk cafe semakin akurat, cafe perlu membandingkan kopi yang dibeli dengan kopi yang seharusnya digunakan berdasarkan jumlah penjualan.

Sebagai contoh, cafe membeli 15 kilogram kopi dalam satu minggu.

Berdasarkan jumlah minuman dan standar resep, kebutuhan teoritis seharusnya 13,5 kilogram.

Berarti terdapat selisih 1,5 kilogram.

Selisih tersebut perlu dianalisis.

Apakah kopi banyak digunakan untuk dial-in? Apakah barista menggunakan dosis yang lebih tinggi? Apakah banyak espresso gagal? Atau terdapat masalah dalam pencatatan inventory?

Dengan audit sederhana setiap minggu, sumber waste dapat ditemukan dan dikurangi.

Gunakan Data Penjualan untuk Membuat Forecast

Semakin lengkap data yang dimiliki, semakin akurat cara hitung kebutuhan stok kopi untuk cafe.

Cafe dapat mencatat konsumsi dan penjualan berdasarkan:

• Hari kerja
• Weekend
• Hari libur
• Musim wisata
• Periode promosi
• Event
• High season
• Low season

Data tersebut kemudian dapat digunakan untuk memperkirakan kebutuhan periode berikutnya.

Contohnya, cafe di Bali mungkin memiliki penjualan yang jauh lebih tinggi ketika kunjungan wisatawan meningkat. Daripada meningkatkan stok sepanjang tahun, jumlah pembelian dapat disesuaikan dengan forecast permintaan.

Dengan pendekatan tersebut, cafe dapat mengurangi risiko kehabisan kopi sekaligus menghindari pembelian berlebihan.

Rumus Sederhana Kebutuhan Stok Kopi Cafe

Secara sederhana, cara hitung kebutuhan stok kopi untuk cafe dapat menggunakan formula berikut:

Kebutuhan kopi harian = Jumlah cup × Dosis kopi per cup + Waste

Kemudian:

Kebutuhan inventory = Kebutuhan harian × Periode coverage + Safety stock

Contohnya:

120 cup × 18 gram = 2,16 kg

Jika waste sebesar 5%:

2,16 kg + 5% = ±2,27 kg

Jika cafe membutuhkan stok untuk tiga hari:

2,27 kg × 3 hari = 6,81 kg

Jumlah akhir kemudian dapat disesuaikan dengan stok yang masih tersedia, lead time supplier, dan kebutuhan safety stock.

Dengan formula sederhana tersebut, cara hitung kebutuhan stok kopi untuk cafe dapat diterapkan tanpa sistem inventory yang terlalu kompleks.

Royal Hindia untuk Kebutuhan Kopi Cafe

Mengelola stok kopi dengan baik bukan hanya tentang membeli kopi dalam jumlah yang tepat. Cafe juga perlu memperhatikan kualitas beans, konsistensi produk, kecepatan rotasi inventory, dan kemampuan supplier memenuhi kebutuhan bisnis.

Royal Hindia dapat menjadi bagian dari strategi pengadaan roasted coffee bagi cafe yang membutuhkan pasokan untuk operasional harian.

Dengan menggabungkan data penjualan, standar resep, pencatatan waste, safety stock, dan supplier yang konsisten, cafe dapat membuat sistem inventory yang jauh lebih efisien.

Pada akhirnya, cara hitung kebutuhan stok kopi untuk cafe bukan sekadar menghitung berapa kilogram kopi yang harus dibeli.

Perhitungan tersebut merupakan bagian dari sistem yang menghubungkan penjualan, dosis, resep, waste, safety stock, lead time supplier, dan kualitas kopi.

Stok yang ideal bukanlah stok yang paling banyak. Stok yang ideal adalah jumlah yang mampu menjaga operasional tetap berjalan, memenuhi permintaan pelanggan, menjaga kualitas kopi, sekaligus meminimalkan pemborosan.

Dengan menerapkan cara hitung kebutuhan stok kopi untuk cafe secara konsisten, pemilik bisnis dapat mengubah pengadaan kopi dari sekadar aktivitas rutin menjadi strategi pengendalian biaya yang terukur.